PDF vs. Word vs. Excel: qué formato para cada tarea

Elegir el formato equivocado es un pequeño dolor de cabeza recurrente: abres un PDF que hay que editar, recibes un XLSX que solo necesitas leer, o envías un DOCX que se rompe en el ordenador de otra persona. Aquí tienes una referencia rápida.

PDF: compartir y archivar

El PDF fija el diseño: fuentes, espaciado e imágenes se ven idénticos en cualquier dispositivo. No se puede editar sin herramientas adicionales. Ideal para:

Cualquier cosa que envíes para leer o imprimir (contratos, facturas, currículums, informes)
Formularios que se rellenan con un lector de PDF
Archivo a largo plazo de documentos terminados

Convertir a PDF: Word a PDF, Excel a PDF, PowerPoint a PDF.

Word DOCX: escribir y editar

El formato de trabajo. Usa DOCX mientras el documento está en curso: necesitas cambios rastreados, comentarios o colaboración en vivo. Cambia a PDF cuando esté terminado y listo para compartir.

Convertir entre: PDF a Word, DOC a DOCX, ODT a DOCX.

Excel XLSX: datos y cálculos

XLSX mantiene vivas las fórmulas, gráficos y tablas dinámicas. Úsalo cuando el destinatario necesite trabajar con los números. Usa CSV para el intercambio de datos con bases de datos y scripts: es texto plano que cualquier herramienta puede leer.

Convertir entre: Excel a CSV, CSV a Excel, Excel a PDF.

PowerPoint PPTX: presentar y compartir diapositivas

PPTX al presentar y crear; PDF al compartir, para que el diseño de las diapositivas se conserve en cualquier dispositivo.

Convertir: PowerPoint a PDF.

Tabla rápida de decisión

Documento final, compartir → PDF
Escribir, editar, colaborar → DOCX
Datos vivos, fórmulas → XLSX
Importar/exportar datos, scripts → CSV

ODT, ODS, ODP: la alternativa OpenDocument

LibreOffice y OpenOffice usan ODT, ODS y ODP en lugar de DOCX, XLSX y PPTX: una alternativa abierta y estandarizada por ISO que cubre lo mismo para documentos, hojas de cálculo y presentaciones cotidianos. Los dos ecosistemas funcionan razonablemente bien juntos para contenido sencillo, pero las fórmulas complejas de hojas de cálculo, las macros personalizadas y las animaciones elaboradas de diapositivas no siempre se trasladan a la perfección entre ellos. Convierte ODT a DOCX o DOCX a ODT al pasar de un ecosistema a otro.

Una regla sencilla para elegir

Pregúntate qué necesita hacer el destinatario con el archivo. Si solo tiene que leerlo o imprimirlo, casi siempre es correcto el PDF: no se puede editar por accidente y se ve igual en todas partes. Si necesita editar texto, usa DOCX u ODT. Si necesita recalcular o manipular números, usa XLSX u ODS. Si una máquina, no una persona, tiene que leer los datos, usa CSV.