PDF vs. Word vs. Excel: qué formato para cada tarea
Elegir el formato equivocado es un pequeño dolor de cabeza recurrente: abres un PDF que hay que editar, recibes un XLSX que solo necesitas leer, o envías un DOCX que se rompe en el ordenador de otra persona. Aquí tienes una referencia rápida.
PDF: compartir y archivar
El PDF fija el diseño: fuentes, espaciado e imágenes se ven idénticos en cualquier dispositivo. No se puede editar sin herramientas adicionales. Ideal para:
- Cualquier cosa que envíes para leer o imprimir (contratos, facturas, currículums, informes)
- Formularios que se rellenan con un lector de PDF
- Archivo a largo plazo de documentos terminados
Convertir a PDF: Word a PDF, Excel a PDF, PowerPoint a PDF.
Word DOCX: escribir y editar
El formato de trabajo. Usa DOCX mientras el documento está en curso: necesitas cambios rastreados, comentarios o colaboración en vivo. Cambia a PDF cuando esté terminado y listo para compartir.
Convertir entre: PDF a Word, DOC a DOCX, ODT a DOCX.
Excel XLSX: datos y cálculos
XLSX mantiene vivas las fórmulas, gráficos y tablas dinámicas. Úsalo cuando el destinatario necesite trabajar con los números. Usa CSV para el intercambio de datos con bases de datos y scripts: es texto plano que cualquier herramienta puede leer.
Convertir entre: Excel a CSV, CSV a Excel, Excel a PDF.
PowerPoint PPTX: presentar y compartir diapositivas
PPTX al presentar y crear; PDF al compartir, para que el diseño de las diapositivas se conserve en cualquier dispositivo.
Convertir: PowerPoint a PDF.
Tabla rápida de decisión
- Documento final, compartir → PDF
- Escribir, editar, colaborar → DOCX
- Datos vivos, fórmulas → XLSX
- Importar/exportar datos, scripts → CSV