PDF vs. Word vs. Excel: Welches Format für welche Aufgabe

Das falsche Format zu wählen ist ein kleines, aber wiederkehrendes Ärgernis: Sie öffnen ein PDF, das bearbeitet werden muss, erhalten eine XLSX, die Sie nur lesen müssen, oder senden eine DOCX, die auf dem Computer eines anderen kaputtgeht. Hier eine schnelle Referenz.

PDF – teilen und archivieren

PDF fixiert das Layout: Schriftarten, Abstände und Bilder sehen auf jedem Gerät identisch aus. Keine Bearbeitung ohne zusätzliche Tools. Am besten für:

Alles, was Sie zum Lesen oder Drucken versenden (Verträge, Rechnungen, Lebensläufe, Berichte)
Formulare, die Sie mit einem PDF-Reader ausfüllen
Langzeitarchivierung fertiger Dokumente

In PDF umwandeln: Word in PDF, Excel in PDF, PowerPoint in PDF.

Word DOCX – schreiben und bearbeiten

Das Arbeitsformat. Nutzen Sie DOCX, während das Dokument in Arbeit ist: Sie brauchen nachverfolgte Änderungen, Kommentare oder Live-Zusammenarbeit. Wechseln Sie zu PDF, wenn es fertig und bereit zum Teilen ist.

Umwandeln zwischen: PDF in Word, DOC in DOCX, ODT in DOCX.

Excel XLSX – Daten und Berechnungen

XLSX behält Formeln, Diagramme und Pivot-Tabellen lebendig. Nutzen Sie es, wenn der Empfänger mit den Zahlen arbeiten muss. Nutzen Sie CSV für den Datenaustausch mit Datenbanken und Skripten – es ist reiner Text, den jedes Tool lesen kann.

Umwandeln zwischen: Excel in CSV, CSV in Excel, Excel in PDF.

PowerPoint PPTX – präsentieren und Folien teilen

PPTX beim Präsentieren und Erstellen; PDF beim Teilen, damit das Folienlayout auf jedem Gerät erhalten bleibt.

Umwandeln: PowerPoint in PDF.

Schnelle Entscheidungstabelle

Fertiges Dokument, Teilen → PDF
Schreiben, Bearbeiten, Zusammenarbeit → DOCX
Lebende Daten, Formeln → XLSX
Datenimport/-export, Skripte → CSV

ODT, ODS, ODP: die OpenDocument-Alternative

LibreOffice und OpenOffice nutzen ODT, ODS und ODP statt DOCX, XLSX und PPTX – eine offene, ISO-standardisierte Alternative, die dieselben Aufgaben für alltägliche Dokumente, Tabellen und Präsentationen abdeckt. Die beiden Ökosysteme arbeiten für einfache Inhalte recht gut zusammen, aber komplexe Tabellenformeln, eigene Makros und aufwendige Folienanimationen übertragen sich nicht immer perfekt. Wandeln Sie ODT in DOCX oder DOCX in ODT, wenn Sie zwischen den Ökosystemen wechseln.

Eine einfache Faustregel für die Wahl

Fragen Sie, was der Empfänger mit der Datei tun muss. Soll er sie nur lesen oder drucken, ist PDF fast immer richtig – es lässt sich nicht versehentlich bearbeiten und sieht überall gleich aus. Muss er Text bearbeiten, nutzen Sie DOCX oder ODT. Muss er Zahlen neu berechnen oder verarbeiten, nutzen Sie XLSX oder ODS. Muss eine Maschine, nicht ein Mensch, die Daten lesen, nutzen Sie CSV.