PDF, Word или Excel: какой формат для чего использовать

Неправильный выбор формата — небольшая, но постоянная проблема: открываете PDF, который нужно редактировать, получаете XLSX, который нужно только прочитать, или отправляете DOCX, который ломается на чужом компьютере. Вот быстрый справочник.

PDF — отправить и сохранить

PDF фиксирует вёрстку: шрифты, отступы и изображения выглядят одинаково на любом устройстве. Редактирование без специальных инструментов недоступно. Идеально для:

  • Всего, что отправляется для чтения или печати (договоры, счета, резюме, отчёты)
  • Форм, которые заполняют в PDF-ридере
  • Долгосрочного хранения готовых документов

Конвертировать в PDF: Word в PDF, Excel в PDF, PowerPoint в PDF.

Word DOCX — писать и редактировать

Рабочий формат. Используйте DOCX, пока документ в процессе: вам нужны отслеживаемые правки, комментарии или совместная работа. Переходите в PDF, когда документ готов и нужно его отправить.

Конвертировать: PDF в Word, DOC в DOCX, ODT в DOCX.

Рекламный блок — включите рекламу в public/ads.js · article-mid

Excel XLSX — данные и вычисления

XLSX сохраняет формулы, диаграммы и сводные таблицы. Используйте его, когда получателю нужно работать с числами. Для обмена данными с базами и скриптами используйте CSV — это обычный текст, который читает любой инструмент.

Конвертировать: Excel в CSV, CSV в Excel, Excel в PDF.

PowerPoint PPTX — презентации

PPTX — для работы над слайдами; PDF — для отправки, чтобы вёрстка сохранилась на любом устройстве.

Конвертировать: PowerPoint в PDF.

Быстрая шпаргалка

  • Готовый документ, отправка → PDF
  • Создание, редактирование, совместная работа → DOCX
  • Живые данные, формулы → XLSX
  • Импорт/экспорт данных, скрипты → CSV